Datenschutzerklärung
Stand: 25.07.2026
1. Verantwortlicher
DAITEC, Inhaber Mario Dayan, Diekstraße 15A, 33330 Gütersloh, Deutschland.
Kontakt Datenschutz: info@dai-tec.de. Impressum: dai-tec.de/ai-mail-cockpit/impressum.
2. Überblick
AI Mail Cockpit („die App") ist ein KI-Assistent zur Organisation deines E-Mail-Postfachs (Google Gmail und Microsoft Outlook). Die App erstellt Zusammenfassungen und Antwort-Entwürfe, setzt Labels/Kategorien und sortiert Mails in Ordner – immer nur auf deine ausdrückliche Veranlassung hin. Die App versendet niemals E-Mails, löscht keine E-Mails endgültig und löscht oder benennt bestehende Postfach-Ordner nicht um. Bei unklarer Zuordnung bleibt eine Mail im Posteingang.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontodaten: deine E-Mail-Adresse und dein Anzeigename (zur Anmeldung in der App).
- Zugriffstoken (OAuth): Tokens für den Zugriff auf dein Gmail-/Outlook-Postfach – verschlüsselt und ausschließlich serverseitig gespeichert.
- E-Mail-Inhalte: Betreff, Text, Absender/Empfänger und ggf. Anhänge der Mails, die du verarbeiten lässt – ausschließlich zur Erbringung der von dir gestarteten Funktion.
- Ergebnisse & Protokolle: erzeugte Entwürfe/Zusammenfassungen, deine Sortier-Konfiguration und Lauf-Protokolle.
- Technische Zugriffsdaten: für Betrieb und Sicherheit notwendige Server-Logdaten.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für den Zugriff auf dein Postfach. Die Einwilligung erteilst du im OAuth-Zustimmungsbildschirm des jeweiligen Anbieters und kannst sie jederzeit widerrufen („Konto trennen" in der App bzw. Entzug der App-Berechtigung beim Anbieter).
5. Empfänger / Auftragsverarbeiter
- OpenAI (KI-Verarbeitung): Zur Erzeugung von Zusammenfassungen/Antwort-Entwürfen werden die jeweils zu verarbeitenden E-Mail-Inhalte an OpenAI übermittelt. Übertragung in die USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet.
- Supabase (Authentifizierung, Datenbank, Hosting der Backend-Funktionen).
- n8n (Ablaufsteuerung/Orchestrierung der Automationen).
- Apple App Store (Abo-Abwicklung): Kauf und Abrechnung optionaler Abonnements erfolgen über Apple; wir erhalten dabei keine Zahlungsdaten.
Ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt; es erfolgt keine Nutzung für Werbung. Die App verwendet kein Tracking und keine Werbe- oder Analyse-SDKs. Ein Mensch liest deine E-Mail-Inhalte nicht, außer mit deiner ausdrücklichen Zustimmung, zu zwingenden Sicherheitszwecken oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.
6. Google API Services – Limited Use
Verwendete Google-Berechtigung: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (Lesen, Entwürfe erstellen/löschen, Labels setzen, Mails in Ordner verschieben/archivieren – kein endgültiges Löschen, kein Versand).
7. Microsoft Outlook
Beim Verbinden eines Outlook-Postfachs nutzt die App die Microsoft-Graph-Berechtigung Mail.ReadWrite sowie User.Read und offline_access. Es gelten dieselben Grundsätze: kein Versand, kein endgültiges Löschen, keine Werbung, kein Verkauf.
8. Speicherdauer & Löschung
Tokens und Konfiguration werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Über „Konto trennen" in der App werden die Zugriffstokens und zugehörige Daten gelöscht; bei vollständiger Kontolöschung werden deine personenbezogenen Daten entfernt. E-Mail-Inhalte werden nur transient zur Verarbeitung verwendet und nicht dauerhaft als Volltext gespeichert.
9. Deine Rechte (DSGVO)
Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Kontakt: info@dai-tec.de. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).
10. Datensicherheit
Zugriffstokens werden verschlüsselt und ausschließlich serverseitig gespeichert; der Zugriff auf Postfächer erfolgt nur serverseitig im Auftrag des Nutzers.
11. Minderjährige
Die App richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dai-tec.de/ai-mail-cockpit/datenschutz abrufbar.
Privacy Policy
Last updated: 25 July 2026
1. Controller
DAITEC, owner Mario Dayan, Diekstraße 15A, 33330 Gütersloh, Germany.
Privacy contact: info@dai-tec.de. Imprint: dai-tec.de/ai-mail-cockpit/impressum.
2. Overview
DAITEC – AI Automation ("the app") is an AI assistant for organising your email inbox (Google Gmail and Microsoft Outlook). The app creates summaries and reply drafts, applies labels/categories and sorts mail into folders – only when you start it. The app never sends emails, never permanently deletes emails, and does not delete or rename existing mailbox folders. If a classification is unclear, the mail stays in the inbox.
3. Data we process
- Account data: your email address and display name (to sign in to the app).
- Access tokens (OAuth): tokens to access your Gmail/Outlook mailbox – encrypted and stored server-side only.
- Email content: subject, body, sender/recipients and any attachments of the mails you process – solely to perform the feature you start.
- Results & logs: generated drafts/summaries, your sorting configuration and run logs.
- Technical access data: server logs necessary for operation and security.
4. Purposes and legal bases
Processing is carried out for performance of contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and on the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) for mailbox access. You give consent in the provider's OAuth consent screen and can withdraw it at any time ("Disconnect account" in the app, or by revoking the app's permission at the provider).
5. Recipients / processors
- OpenAI (AI processing): the email content to be processed is transmitted to OpenAI to generate summaries/reply drafts. Transfer to the USA under EU Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR). Content is not used to train the models.
- Supabase (authentication, database, backend hosting).
- n8n (workflow orchestration of the automations).
- Apple App Store (subscription handling): purchase and billing of optional subscriptions are processed by Apple; we do not receive any payment data.
We do not sell your data and do not use it for advertising. The app uses no tracking and no advertising or analytics SDKs. No human reads your email content, except with your explicit consent, for mandatory security purposes, or where required by law.
6. Google API Services – Limited Use
Google scope used: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify (read, create/delete drafts, set labels, move/archive mail into folders – no permanent deletion, no sending).
7. Microsoft Outlook
When connecting an Outlook mailbox, the app uses the Microsoft Graph permission Mail.ReadWrite as well as User.Read and offline_access. The same principles apply: no sending, no permanent deletion, no advertising, no selling.
8. Retention & deletion
Tokens and configuration are stored while your account exists. "Disconnect account" in the app deletes the access tokens and related data; full account deletion removes your personal data. Email content is used transiently for processing only and is not stored permanently as full text.
9. Your rights (GDPR)
Access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), portability (Art. 20) and objection (Art. 21), and withdrawal of consent (Art. 7(3)). Contact: info@dai-tec.de. You may lodge a complaint with a supervisory authority (e.g. LDI NRW, Germany).
10. Data security
Access tokens are encrypted and stored server-side only; mailbox access happens server-side on the user's behalf.
11. Minors
The app is not directed at persons under 16 years of age.
12. Changes to this policy
We may amend this privacy policy. The current version is available at dai-tec.de/ai-mail-cockpit/datenschutz.