Datenschutzerklärung

Stand: 11.10.2026

1. Verantwortlicher

DAITEC, Inhaber Mario Dayan, Diekstraße 15A, 33330 Gütersloh, Deutschland.
Kontakt Datenschutz: info@dai-tec.de. Impressum: dai-tec.de/apps/ai-mail-cockpit/impressum.

2. Überblick

AI Mail Cockpit („die App") unterstützt dich bei der Verarbeitung verbundener Outlook-, Hotmail- und Microsoft-365-Postfächer. Google- und Apple-Anmeldung dienen der Anmeldung am App-Konto; die aktuelle Produktversion verbindet kein Gmail-Postfach. Automationen können E-Mails zusammenfassen, Antwortentwürfe vorbereiten, Kategorien und Ordner verwenden, Anhänge auswerten oder sammeln, strukturierte Listen und Tabellen erzeugen sowie von dir hinterlegte Wissensdaten einbeziehen. Zeitpläne führen die von dir eingerichteten Automationen im Hintergrund aus.

Die App versendet keine E-Mail aus deinem Postfach und löscht keine eingegangene oder von dir beziehungsweise Dritten erstellte E-Mail. Nur die ausdrücklich eingerichtete Aufräum-Automation darf Entwürfe entfernen, die AI Mail Cockpit zuvor selbst angelegt und eindeutig zugeordnet hat. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: deine E-Mail-Adresse und dein Anzeigename (zur Anmeldung in der App).
• Zugriffstoken (OAuth): Tokens für den Zugriff auf dein Microsoft-Postfach, ausschließlich serverseitig und vom normalen App-Zugriff getrennt gespeichert. Es handelt sich nicht um eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mailverarbeitung.
• E-Mail-Inhalte: Betreff, Text, Absender/Empfänger und gegebenenfalls Anhänge der Mails, die du verarbeiten lässt.
• Konfiguration und Wissensdaten: Automationen, Filter, Anweisungen, Zeitpläne und Inhalte deiner Wissensdatenbank.
• Ergebnisse & Protokolle: erzeugte Entwürfe, Zusammenfassungen, Listen, Tabellen, gespeicherte Sammeldateien sowie Lauf- und Ergebnisstatus.
• Vertrag & Kontingent: Tarif, Mail-Kontingent, Produkt-, Transaktions- und Abokennungen, Laufzeit sowie Kündigungs-, Erstattungs- und Abgleichstatus. Wir erhalten keine vollständigen Karten- oder Bankdaten.
• Push-Mitteilungen: APNs-Gerätetoken, Installations-/Sitzungsbindung, Sprache und neutrale Zustellinformationen, sofern du Mitteilungen aktivierst.
• Technische Zugriffsdaten: für Betrieb und Sicherheit notwendige Server-Logdaten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen an sicherem und zuverlässigem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, soweit erforderlich, auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Microsoft-Berechtigung erteilst du im OAuth-Zustimmungsbildschirm und kannst sie durch „Postfach trennen" in der App beziehungsweise bei Microsoft widerrufen.

Vor einer neuen Übermittlung an OpenAI zeigt AI Mail Cockpit eine ausdrückliche, versionierte KI-Datenfreigabe. Sie umfasst die für den Auftrag ausgewählten Mailinhalte, Absender-/Empfängerangaben, Anhänge, Nutzeranweisungen und gegebenenfalls Wissensdatenbank-Inhalte. Ohne aktuelle Freigabe starten manuelle Läufe, Zeitplanläufe, Wiederholungen, Datei- und Wissensverarbeitung keine neue OpenAI-Anfrage. Du kannst die Freigabe in den Einstellungen widerrufen. Der Widerruf gilt für künftige Übermittlungen; er kann bereits übermittelte Daten nicht zurückholen und löscht gespeicherte Automationen oder Ergebnisse nicht automatisch.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Microsoft Graph für den Zugriff auf das von dir autorisierte Postfach.
• Google, wenn du Google zur Anmeldung am App-Konto auswählst; diese Anmeldung ist keine Gmail-Postfachfreigabe.
• OpenAI für die ausdrücklich freigegebene KI-Verarbeitung. API-Inhalte werden nach der aktuellen OpenAI-Dokumentation standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Missbrauchsmonitoring-Protokolle können Inhalte enthalten und werden standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich oder zum Schutz der Dienste erforderlich ist. Für DAITEC als im EWR ansässigen API-Kunden gilt das OpenAI-DPA mit OpenAI Ireland; Übermittlungen aus dem EWR an verbundene Unternehmen oder Dritte außerhalb des EWR erfolgen danach auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses.
• Supabase für Authentifizierung, Datenbank, Storage und Backend-Funktionen; das verwendete Projekt wird in Frankfurt betrieben.
• Warteschlange und n8n: Die aktuelle Mail-, Datei- und Wissensverarbeitung läuft über die dauerhaft gespeicherte Warteschlange im Supabase-Backend. Sie kann Auftrags-, Nutzer- und Postfachkennungen, ausgewählte Eingaben, Filter, Automationsanweisungen und Verarbeitungsergebnisse speichern. Frühere n8n-Abläufe sind davon zu unterscheiden; dort konnten Auftragskennungen, Filter und deine Anweisungen verarbeitet werden. Diese Anweisungen können personenbezogene Inhalte enthalten. Die ursprünglichen Mails lädt das Backend direkt aus Microsoft Graph. Die Umstellung der Ausführung bedeutet nicht automatisch, dass frühere Protokolle bereits gelöscht sind.
• Apple für Sign in with Apple, App Store/TestFlight, In-App-Abos, APNs und gegebenenfalls von dir freigegebene Diagnoseberichte.
• Stripe für Web-Checkout, Aboverwaltung und Zahlungs-/Rechnungsstatus.
• Resend für technische Konto-, Service- und Vertragsbelegmails, einschließlich Empfängeradresse, Mailinhalt und Zustellstatus. Supabase Auth löst Anmeldungsbestätigungen und Passwort-Zurücksetzen aus; der Versand erfolgt über Resend. Normale Passwort-Anmeldungen lösen nicht jeweils eine neue Mail aus. Resend versendet diese Systemmails, nicht Mails aus deinem verbundenen Postfach. Die gewählte Versandregion Irland bedeutet nicht ausschließlich europäische Speicherung: Resend speichert Mail- und Protokolldaten nach Anbieterangabe in den USA. Der eingebundene Auftragsverarbeitungsvertrag enthält Regelungen zu Unterauftragnehmern und Drittlandtransfers.
• Hostinger für die Bereitstellung der Web-App sowie der Produkt-, Rechts- und Hilfeseiten; technische Abrufdaten fallen beim Besuch dieser Seiten an.

Ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt; es erfolgt keine Nutzung für Werbung. Die App verwendet kein Tracking und keine Werbe- oder Analyse-SDKs. Ein Mensch liest deine E-Mail-Inhalte nicht, außer mit deiner ausdrücklichen Zustimmung, zu zwingenden Sicherheitszwecken oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.

6. Microsoft Outlook

Beim Verbinden eines Outlook-Postfachs nutzt die App die Microsoft-Graph-Berechtigung Mail.ReadWrite sowie User.Read und offline_access. Mail.Send wird nicht angefordert. Die App versendet keine E-Mails und entfernt keine eingegangenen oder fremden Nachrichten; für die ausdrücklich eingerichtete Aufräum-Automation gilt die in Abschnitt 2 beschriebene, eng begrenzte Ausnahme für eigene KI-Entwürfe.

7. Speicherdauer & Löschung

Speicherdauern richten sich nach Produktfunktion, Kontobestand, Sicherheit, Vertragsabwicklung und gesetzlichen Pflichten. Ergebnisse, Laufstatus, Konfigurationen, Wissenseinträge und ausdrücklich gesammelte Dateien können in deinem Konto gespeichert werden. Mailinhalte werden nicht pauschal oder dauerhaft als vollständiges Postfach gespiegelt, können aber in von dir angeforderten Ergebnissen, Entwürfen, Tabellen oder Sammeldateien enthalten sein.

In der App stehen Datenexport, Verlaufslöschung, Trennen eines Postfachs, Widerruf der KI-Datenfreigabe und Kontolöschung zur Verfügung. Die Kontolöschung kündigt ein extern bei Apple oder Stripe verwaltetes Abo nicht automatisch und entfernt keine Daten, die aus gesetzlichen Gründen weiter aufzubewahren sind.

8. Deine Rechte (DSGVO)

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Kontakt: info@dai-tec.de. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

9. Datensicherheit

Zugriffstokens werden ausschließlich serverseitig gespeichert; der normale App-Client erhält sie nicht. Rollen, Mandantentrennung und serverseitige Besitzprüfungen begrenzen den Zugriff. Zur Verarbeitung müssen autorisierte Backend-Dienste auf Inhalte und erforderliche Token zugreifen können. Absolute Sicherheitsgarantien und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegenüber diesen Verarbeitern werden nicht zugesichert.

10. Minderjährige

Die App richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dai-tec.de/apps/ai-mail-cockpit/datenschutz abrufbar.

12. Herkunft, Zwecke und erforderliche Angaben

Kontodaten stammen von dir oder dem gewählten Anmeldeanbieter. Mail- und Kontaktdaten stammen aus dem von dir verbundenen Postfach und können andere Personen betreffen, etwa Absender, Empfänger und in Anhängen genannte Personen. Wissensdaten und Dateien stellst du bereit; bei einer von dir angeforderten Website-Übernahme werden Inhalte der angegebenen Seite abgerufen. Lauf-, Ergebnis- und Verbrauchsdaten entstehen bei der Nutzung; Kauf- und Vertragsereignisse erhalten wir von Apple beziehungsweise Stripe.

• Konto, Support zu deinem Vertrag, Bereitstellung und Abrechnung: notwendige Vertragsabwicklung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst Vertragspartner bist.
• Steuer-, handelsrechtliche und andere gesetzliche Nachweise: Erfüllung der jeweiligen Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Zugriffsschutz, Missbrauchsabwehr, Fehlerbehebung und Anspruchsnachweise: berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unter Abwägung mit den Rechten der betroffenen Personen.
• Einwilligungspflichtige optionale Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung.

Ohne erforderliche Konto- und Vertragsdaten können wir das Konto beziehungsweise ein bezahltes Abo nicht bereitstellen. Ein Postfach musst du nur für Postfachfunktionen verbinden. Ohne KI-Freigabe findet keine neue OpenAI-Verarbeitung statt; Push ist optional. OAuth- und Betriebssystemberechtigungen ersetzen keine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Deine Freigabe kann insbesondere nicht stellvertretend eine Einwilligung anderer Personen in deinen Mails begründen.

13. Geschäftliche Nutzung und besonders geschützte Daten

Bei geschäftlich verantworteter Verarbeitung von Kunden-, Beschäftigten- oder sonstigen Drittdaten muss der verantwortliche Kunde die Berechtigung, Informationspflichten und erforderlichen Vereinbarungen sicherstellen. Soweit DAITEC Inhalte ausschließlich nach Weisung verarbeitet, ist die Auftragsverarbeitung gesondert vertraglich zu regeln; für eigene Konto-, Sicherheits- und Abrechnungszwecke gelten unsere eigenen Verantwortlichkeiten. Eine Datenschutzerklärung allein ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Verarbeite keine Gesundheitsdaten, biometrischen Daten, Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder vergleichbar geschützten Inhalten, wenn die dafür zusätzlich erforderliche Rechtsgrundlage, Berechtigung oder Schutzvereinbarung fehlt. Die allgemeine KI-Freigabe ersetzt diese Voraussetzungen nicht. Berufs- und Geschäftsgeheimnisse können zusätzliche Beschränkungen erfordern. Filter und Auswahl der zu verarbeitenden Inhalte helfen, die Übermittlung auf das Erforderliche zu begrenzen.

14. Datenübermittlungen und weitere Kontakte

Der Datenbankstandort Frankfurt bedeutet nicht, dass sämtliche beteiligten Dienste ausschließlich in der EU verarbeiten. Insbesondere KI-, Anmelde-, Zahlungs-, Support- und Zustelldienste können Daten außerhalb des EWR verarbeiten. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland vorliegt, benötigt sie die anwendbare gesetzliche Grundlage, beispielsweise einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Informationen und eine Kopie der einschlägigen Garantien kannst du über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Wir versprechen weder ausschließlich europäische KI-Verarbeitung noch eine allgemeine Speicherung von null Tagen.

Beim Besuch unserer Produkt- und Hilfeseiten verarbeitet der Website-Hoster Hostinger technische Abrufdaten. Sprache und Darstellung können lokal im Browser gespeichert werden. Der App-Login benötigt Sitzungsinformationen. Die Seiten sind von der eigentlichen Mailverarbeitung zu unterscheiden. Bei Kontakt per E-Mail verarbeiten wir Absender, Anfrage und Bearbeitungsstand; bei freiwilliger Nutzung des WhatsApp-Links gelten zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzinformationen von WhatsApp/Meta. E-Mail und Telefon stehen als Alternativen zur Verfügung. Bitte sende keine vertraulichen Mailinhalte oder Zugangsdaten über den Support.

15. Löschung und Aufbewahrung im Einzelnen

Für Kündigungs- und Widerrufserklärungen verarbeiten wir Name, Kontaktadresse, Vertragsangaben, Erklärung, Eingangszeitpunkt und Bestätigungsbeleg. Diese Unterlagen dienen der Entgegennahme, Zuordnung, Bearbeitung und dem Nachweis deiner Erklärung und werden nicht automatisch zusammen mit dem App-Konto gelöscht. Notwendige Missbrauchsschutzdaten werden getrennt von den Mailinhalten behandelt.

Konfigurationen, Wissenseinträge und Ergebnisse bleiben für die beauftragte Kontonutzung gespeichert, bis sie gelöscht werden oder der Zweck entfällt. Das Trennen eines Postfachs entfernt dessen gespeicherte Zugriffstoken, löscht jedoch nicht automatisch frühere Ergebnisse. Verlaufslöschung und Kontolöschung haben unterschiedliche Umfänge. Bereits nach Outlook übernommene Entwürfe verbleiben im Microsoft-Postfach und werden nicht durch das Löschen des App-Kontos entfernt.

Vertrags- und Erklärungsbelege, Rechnungsunterlagen sowie erforderliche Anspruchsnachweise werden zweckgebunden getrennt aufbewahrt, soweit hierfür eine rechtliche Pflicht oder ein weiterhin erforderlicher Nachweis besteht. Maßgeblich sind die jeweilige Belegart, die anwendbare Aufbewahrungspflicht und gegebenenfalls laufende Verfahren; dies ist keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Mailinhalte unbegrenzt zu speichern. Sicherungskopien und gesetzlich erforderliche Providerprotokolle können nach einer Löschung noch bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Sicherungs- oder Aufbewahrungszyklen bestehen. Für OpenAI gelten insbesondere die in Abschnitt 5 genannten Grenzen und Ausnahmen.

Für den derzeit verwendeten Resend-Tarif nennt der Anbieter eine Aufbewahrung von Mail- und Protokolldaten für 30 Tage und einen Backupzyklus von sieben Tagen. Dies ist von der erforderlichen Aufbewahrung eines Vertragsbelegs bei DAITEC und von besonderen gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Pflichten des Anbieters zu unterscheiden. Eine Zustellrückmeldung belegt nicht, dass ein Mensch die Nachricht gelesen hat.

Die Warteschlange ist kein unbegrenzter zusätzlicher Postfachspeicher. Das Ende einer Auftragsfrist beendet die Verarbeitung, löscht aber nicht automatisch alle Auftragsdaten. Die Löschung eines Wissenseintrags bricht bereits wartende oder laufende Aufträge nicht ab. Bereits übernommene Eingaben können bis zum regulären Abschluss verwendet werden; fehlt das Wissen vor dem Laden, wird ohne dieses Wissen weitergearbeitet. Zugehörige interne Kopien abgeschlossener Wissensaufträge werden bereinigt. Historische Daten, hochgeladene Originaldateien, Ergebnisse und Sicherungen sind getrennte Datenklassen mit eigenen Löschwegen.

16. Internationale Datenschutzanfragen

Datenschutzanfragen sind auch ohne App-Anmeldung an info@dai-tec.de möglich. Je nach anwendbarem Recht kannst du insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, eine Kopie deiner Daten, Beschränkung oder Beendigung einer Verarbeitung verlangen und eine Ablehnung überprüfen lassen. Ein bevollmächtigter Vertreter kann dich unterstützen; wir prüfen Identität und Vollmacht nur im erforderlichen Umfang. Gesetzliche Rechte werden nicht davon abhängig gemacht, dass du ein Abo kaufst oder behältst. Wir benachteiligen dich nicht wegen ihrer rechtmäßigen Ausübung. Gesetzliche Ausnahmen und Nachweispflichten bleiben bestehen.

Für US-Nutzer gilt: Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung weiter. Die Kategorien, Quellen, Zwecke, Empfänger und Aufbewahrungskriterien sind oben beschrieben. Soweit ein anwendbares US-Datenschutzgesetz zusätzliche Rechte oder ein Beschwerdeverfahren gegen unsere Entscheidung vorsieht, kannst du diese über denselben Kontakt geltend machen. Wir behaupten nicht, dass jedes Datenschutzgesetz in jedem Bundesstaat unabhängig von seinen Voraussetzungen gilt.

Ein allgemeiner Datenschutzhinweis ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche länderspezifische Information oder Rechtsgrundlage für internationale Übermittlungen. Eine verfügbare App-Sprache ist keine Aussage über die Vertriebsfreigabe eines Landes.

17. Widerspruch, Anfragen und automatisierte Entscheidungen

Du kannst einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wende dich mit Datenschutzanfragen an info@dai-tec.de; Angaben zur Zuordnung sollen auf das Nötige begrenzt bleiben. Die gesetzlichen Antwortfristen gelten, grundsätzlich ein Monat; eine zulässige Verlängerung wird begründet mitgeteilt. Beschwerden sind auch bei der Aufsichtsbehörde deines Aufenthaltsorts möglich; für NRW siehe LDI NRW.

Die Mailautomationen erstellen und organisieren Inhalte nach deinen Vorgaben. Sie sind nicht dafür bestimmt, eigenständig Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung zu treffen, etwa über Einstellung, Kredit, Versicherung oder medizinische Behandlung. Nutze KI-Ergebnisse nicht ungeprüft für solche Entscheidungen.

Privacy Policy

Last updated: 11 October 2026

1. Controller

DAITEC, owner Mario Dayan, Diekstraße 15A, 33330 Gütersloh, Germany.
Privacy contact: info@dai-tec.de. Imprint: dai-tec.de/apps/ai-mail-cockpit/impressum.

2. Overview

AI Mail Cockpit ("the app") helps you process connected Outlook, Hotmail and Microsoft 365 mailboxes. Google and Apple sign-in are used to access your app account; the current product version does not connect Gmail mailboxes. Automations can summarise emails, prepare reply drafts, use categories and folders, analyse or collect attachments, create structured lists and tables, and use knowledge that you provide. Schedules run automations that you configured in the background.

The app does not send email from your mailbox and does not delete incoming messages or messages created by you or third parties. Only the explicitly configured clean-up automation may remove drafts that AI Mail Cockpit previously created and can unambiguously identify. AI results may be inaccurate and must be reviewed before use.

3. Data we process

• Account data: your email address and display name (to sign in to the app).
• Access tokens (OAuth): tokens to access your Microsoft mailbox, stored server-side only and separated from normal app access. Mail processing is not end-to-end encrypted against the processing services.
• Email content: subject, body, sender/recipients and any attachments of the emails that you ask the app to process.
• Configuration and knowledge: automations, filters, instructions, schedules and content in your knowledge base.
• Results & logs: generated drafts, summaries, lists, tables, collected files, and run and result status.
• Contract & quota: plan, email quota, product, transaction and subscription identifiers, term, cancellation, refund and reconciliation status. We do not receive full card or bank details.
• Push notifications: APNs device token, installation/session binding, language and neutral delivery information when you enable notifications.
• Technical access data: server logs necessary for operation and security.

4. Purposes and legal bases

Processing is carried out in particular for performance of contract (Art. 6(1)(b) GDPR), compliance with legal obligations (Art. 6(1)(c) GDPR), legitimate interests in secure and reliable operation (Art. 6(1)(f) GDPR), and, where required, on the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You grant the Microsoft permission in the OAuth consent screen and can revoke it by disconnecting the mailbox in the app or through Microsoft.

Before a new transfer to OpenAI, AI Mail Cockpit displays an explicit, versioned AI data consent. It covers the email content, sender/recipient information, attachments, user instructions and, where applicable, knowledge-base content selected for the task. Without current consent, manual runs, scheduled runs, retries, file processing and knowledge processing do not start a new OpenAI request. You can withdraw consent in Settings. Withdrawal applies to future transfers; it cannot retrieve data already transmitted and does not automatically delete saved automations or results.

5. Recipients / processors

• Microsoft Graph to access the mailbox that you authorise.
• Google, if you choose Google sign-in for the app account; this does not authorise access to a Gmail mailbox.
• OpenAI for explicitly authorised AI processing. According to OpenAI's current documentation, API content is not used to train models by default. Abuse-monitoring logs may contain content and are retained for up to 30 days by default, unless longer retention is required by law or to protect the services. For DAITEC as an EEA API customer, the OpenAI DPA with OpenAI Ireland applies; transfers from the EEA to affiliates or third parties outside the EEA are based on Standard Contractual Clauses or an adequacy decision under that DPA.
• Supabase for authentication, database, storage and backend functions; the project used by the app is hosted in Frankfurt.
• Queue and n8n: Current email, file and knowledge processing uses a durable queue in the Supabase backend. It can store job, user and mailbox identifiers, selected inputs, filters, automation instructions and processing results. Earlier n8n workflows are separate and could process job identifiers, filters and your instructions. Instructions may contain personal information. The backend loads original messages directly from Microsoft Graph. Changing the execution path does not automatically mean that earlier logs have already been deleted.
• Apple for Sign in with Apple, App Store/TestFlight, in-app subscriptions, APNs and diagnostic reports that you may choose to share.
• Stripe for web checkout, subscription management and payment/invoice status.
• Resend for technical account, service and contract-record emails, including recipient address, message content and delivery status. Supabase Auth triggers account confirmations and password resets; Resend handles delivery. Ordinary password sign-ins do not each trigger a new email. Resend sends these system messages, not messages from your connected mailbox. The selected sending region, Ireland, does not mean exclusively European storage: according to the provider, email and log data are stored in the USA. The incorporated data processing agreement covers subprocessors and international transfers.
• Hostinger to serve the web app and product, legal and help pages; visiting these pages generates technical request data.

We do not sell your data and do not use it for advertising. The app uses no tracking and no advertising or analytics SDKs. No human reads your email content, except with your explicit consent, for mandatory security purposes, or where required by law.

6. Microsoft Outlook

When connecting an Outlook mailbox, the app uses the Microsoft Graph permissions Mail.ReadWrite, User.Read and offline_access. Mail.Send is not requested. The app does not send email or remove incoming or third-party messages; the explicitly configured clean-up automation has only the narrow exception for the app's own AI drafts described in section 2.

7. Retention & deletion

Retention periods depend on product functionality, account status, security, contract processing and legal obligations. Results, run status, configurations, knowledge entries and files that you explicitly collect can be stored in your account. The app does not mirror your complete mailbox as a permanent archive, but mail content may be included in results, drafts, tables or collected files that you request.

The app provides data export, history deletion, mailbox disconnection, withdrawal of AI data consent and account deletion. Deleting the app account does not automatically cancel a subscription managed externally by Apple or Stripe and does not remove data that must be retained for legal reasons.

8. Your rights (GDPR)

Access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), portability (Art. 20) and objection (Art. 21), and withdrawal of consent (Art. 7(3)). Contact: info@dai-tec.de. You may lodge a complaint with a supervisory authority (e.g. LDI NRW, Germany).

9. Data security

Access tokens are stored server-side only; the normal app client does not receive them. Roles, tenant isolation and server-side ownership checks restrict access. Authorised backend services need access to content and required tokens for processing. We do not promise absolute security or end-to-end encryption against these processors.

10. Minors

The app is not directed at persons under 16 years of age.

11. Changes to this policy

We may amend this privacy policy. The current version is available at dai-tec.de/apps/ai-mail-cockpit/datenschutz.

12. Sources, purposes and required information

Account information comes from you or your sign-in provider. Email and contact data comes from your connected mailbox and may concern other people, including senders, recipients and people mentioned in attachments. You provide knowledge and files; a website import you request retrieves the specified page. Runs, results and usage records arise from use; Apple or Stripe provides purchase and subscription events.

• Account provision, contractual support and billing: necessary performance under Article 6(1)(b) GDPR where you are the contracting party.
• Tax, commercial and other mandatory records: compliance with the relevant legal obligation under Article 6(1)(c).
• Access protection, abuse prevention, troubleshooting and evidence of claims: legitimate interests under Article 6(1)(f), balanced against individuals' rights.
• Optional processing requiring consent: Article 6(1)(a). Withdrawal does not affect the lawfulness of earlier processing.

Required account and contract information is necessary to provide an account or paid subscription. Connecting a mailbox is required only for mailbox features. Without AI permission, no new OpenAI processing occurs; push notifications are optional. OAuth and operating-system permissions are not a substitute for a data protection legal basis. Your permission cannot itself provide consent on behalf of other people whose data appears in your emails.

13. Business use and specially protected information

Business customers responsible for processing customer, employee or other third-party information must ensure the necessary authority, notices and agreements. Where DAITEC processes content solely on a customer's instructions, processing must be governed by a separate data processing agreement. Our own account, security and billing purposes involve our own responsibilities. A privacy policy is not itself a data processing agreement.

Do not process health, biometric, criminal conviction or similarly protected information where the additional required legal basis, authority or safeguards are missing. General AI permission does not replace these requirements. Professional confidentiality and trade secrets may impose further restrictions. Filters and content selection help limit transfers to what is necessary.

14. Transfers and other contact channels

A database in Frankfurt does not mean all participating services process data exclusively in the EU. AI, sign-in, payment, support and delivery services may process information outside the EEA. Any third-country transfer requires an applicable legal basis, such as an adequacy decision or appropriate safeguards including Standard Contractual Clauses. Contact us for information and a copy of relevant safeguards. We do not promise exclusively European AI processing or general zero-day retention.

Hostinger hosts our product and help pages and processes technical request data. Language and appearance preferences may be stored locally in your browser. App sign-in needs session information. These pages are distinct from mailbox processing. Email support involves sender, request and handling information; if you voluntarily follow the WhatsApp link, WhatsApp/Meta terms and privacy information also apply. Email and phone are alternatives. Do not send confidential email content or credentials to support.

15. Deletion and retention details

For cancellation and withdrawal notices we process your name, contact address, contract reference, declaration, receipt time and confirmation record. This supports receipt, matching, handling and evidence of your notice. These records are not automatically deleted with the app account. Necessary abuse-prevention information is handled separately from email content.

Configuration, knowledge and results are retained for the requested account functionality until deleted or no longer needed. Disconnecting a mailbox removes its stored access tokens but does not automatically erase earlier results. History deletion and account deletion have different scopes. Drafts already applied to Outlook remain in the Microsoft mailbox; deleting the app account does not remove them.

Contract notices, invoices and necessary evidence of claims are retained separately for their specific purpose where a legal obligation or continuing need applies. The record type, applicable retention duty and any pending proceedings determine the period; this does not justify indefinite retention of all email content. Backups and legally required provider logs may persist until their relevant backup or retention cycles end. OpenAI's particular limits and exceptions are described in section 5.

For the Resend plan currently used, the provider specifies 30-day retention of email and log data and a seven-day backup cycle. This is separate from DAITEC's required retention of a contract record and from particular legal or security obligations of the provider. A delivery acknowledgement does not prove that a person has read the message.

The queue is not an unlimited additional mailbox archive. An expired job deadline stops processing but does not automatically delete all job data. Deleting a knowledge entry does not cancel already queued or running jobs. Inputs already loaded may be used until normal completion; if knowledge is absent before loading, processing continues without it. Associated internal copies of completed knowledge jobs are cleaned up. Historical data, original uploaded files, results and backups are separate data categories with their own deletion paths.

16. International privacy requests

You can send privacy requests to info@dai-tec.de without signing in to the app. Depending on applicable law, you may request access, correction, deletion, a copy of your information, restriction or cessation of processing, or review of a refusal. An authorised agent may assist you; we verify identity and authority only to the extent necessary. Exercising statutory rights does not require buying or keeping a subscription. We do not discriminate against you for lawfully exercising those rights. Statutory exceptions and record-keeping obligations still apply.

For US users: We do not sell personal information or share it for cross-context behavioural advertising. The categories, sources, purposes, recipients and retention criteria are described above. Where applicable US privacy law provides additional rights or an appeal against our decision, you can exercise them through the same contact. We do not claim that every state's privacy law applies irrespective of its applicability requirements.

A general privacy notice does not replace any required country-specific information or legal basis for international transfers. Availability of an app language does not indicate that a country has been approved for distribution.

17. Objections, requests and automated decisions

You may object to processing based on legitimate interests for reasons arising from your particular situation. Send privacy requests to info@dai-tec.de, limiting identifying information to what is necessary. Statutory response deadlines apply, generally one month; any permissible extension will be explained. You may also complain to the supervisory authority where you live; see LDI NRW for North Rhine-Westphalia.

Mail automations generate and organise content under your instructions. They are not intended to independently make decisions about people with legal or similarly significant effects, such as hiring, credit, insurance or medical treatment. Do not use unreviewed AI results for such decisions.